Сравнителен анализ

(Benchmarking)


     Сравнителният анализ е процес, чрез който компаниите оценяват своите продукти, услуги и практики в сравнение със силните си конкуренти, или тези компании, признати като лидери в своята индустрия. Сравнителният анализ е един от най-добрите мениджмънт инструменти за определяне на това, дали компанията извършва определени функции и дейности ефективно, дали разходите са в съответствие с тези на конкурентите, както и дали вътрешните й дейности и бизнес процеси се нуждаят от подобрение. Идеята, стояща зад сравнителния анализ, е да се оценят вътрешните процеси в сравнение с външен стандарт. Тя е начин за научаване кои компании са най-добри в извършване на определени дейности и функции, след което се пристъпва към имитиране или още по-добре подобряване на техните техники.

     Сравнителният анализ се фокусира върху сравняване „компания към компанията” за това, колко добре се извършват основните функции и процеси. Сред многото възможности може да погледнете: как са закупени материалите, как е платено на доставчиците, как се управляват материалните запаси, как са обучени служителите или как са обработени ведомостите за заплати; колко бързо компанията може да има нови продукти на пазара; как се изпълнява функцията за контрол на качеството; как са попълнени и изпратени поръчките на клиенти и как се извършва поддръжката.

     Сравнителният анализ позволява на мениджърите да  определят какви са най-добрите практики, да приоритизират възможностите за подобрение, да повишат производителността в сравнение с очакванията на клиентите, както и да прескочат традиционните цикли на промените. Той също така помага на мениджърите да разберат най-точния и ефикасен способ за извършване на дейността, да научат как по-ниските разходи са действително постигнати и да предприемат действия за подобряване на разходната конкурентоспособност на компанията. Като резултат на това сравнителният анализ е използван в много компании като инструмент за получаване на конкурентно предимство.

     Компаниите обикновено се заемат със сравнителен анализ с оглед на многото подобрения, които могат да се предложат. Тези ползи включват намаляване на разходите за труд, оптимизиране на работния процес чрез препроектирането на бизнес процеси и общи административни системи, подобряване на центрове за опериране с данни, чрез консолидация и съкращаване, планиране на кооперативен бизнес и информационни технологии, внедряването на нови технологии, аутсорсинг на някои задачи и функции, препроектиране на развитието и поддържане на процесите, както и за преструктуриране и реорганизиране на функциите по информационни технологии.


Основи на сравнителния анализ 


     Целта на сравнителния анализ е да се идентифицират слабости в компанията и тя да се подобри, с идеята да се превърне в „най-добрата от най-добрите”. Процесът на  сравнителния анализ дава възможност на мениджърите да намерят пропуски в изпълнението и да ги превърнат в средства за подобрение. Сравнителният анализ осигурява компаниите да идентифицират най-успешните стратегии, използвани от други компании и съпоставими по размер, вид или регион, а след това да приемат съответните мерки, за да направят своите собствени програми по-ефективни. Повечето компании прилагат сравнителния анализ като част от пълния стратегически процес. Например компаниите използват сравнителния анализ, за да открият важни идеи за подобряване на процесите, в подкрепа на програмите за повишаване на качеството, за да мотивират служителите за повишаване на производителността, както и да се задоволят нуждите на мениджмънта за конкурентни оценки.

     Сравнителният анализ има за цел ролите, процесите и критичните фактори за успех. Ролите са това, което определя работата или функцията, която едно лице изпълнява. Процесите са това, което потребява ресурсите на фирмата. Критичните фактори за успех са проблемните въпроси, които компанията трябва да адресира към успеха в дългосрочен план, за да получи конкурентно предимство. Сравнителният анализ се фокусира върху тези неща, за да подчертае неефективността и потенциалните области за подобрение.

     Компания, която реши да осъществи инициатива за сравнителен анализ, трябва да разгледа следните въпроси: Кога?, Защо?, Кой?, Какво? и "Как?


Кога? 

     Сравнителният анализ може да се използва по всяко време, но обикновено се извършва в отговор на нуждите, които възникват в рамките на компанията. Според С.Дж. Макнеър и Катлийн Лейбриид в книгата им „Сравнителният анализ: Инструмент за непрекъснато подобряване” някои потенциални „неотложности” за осъществяване на сравнителен анализ включват:

  • програми за управление на качеството;
  • намаляване на разходите / бюджетния процес;
  • операции за подобряване усилията;
  • управление на промените;
  • нови операции / нови начинания;
  • преосмисляне на съществуващите стратегии;
  • конкурентни нападения / кризи.

Защо? 

     Това е най-важният въпрос в решението на ръководството, за да започне процес на сравнителен анализ. Макнеър и Лейбриид предлагат няколко причини, поради които фирмите могат да започнат сравнителен анализ:

  • да се покаже готовността на ръководството да преследва философия, която обхваща промени по проактивен, а не реактивен начин;
  • да се формират значими цели и изпълними мерки, които отразяват външните / фокусирани върху клиента цели, насърчават бързото мислене, и да са съсредоточи върху високо възнаградими възможности;
  • да се създаде първоначално чувство за конкурентен недостатък; и
  • да насърчават екипната работа, която се основава на конкурентни нужди и се задвижва от конкретен анализ на данни, не от интуиция.

Кой? 

     Компанията може да реши да направи сравнителен анализ вътрешно, срещу конкуренти, срещу производителността на индустрията или срещу „най-добрите от най-добрите”. Вътрешният сравнителен анализ е анализ на съществуващата практика в различни дирекции и отдели на организацията, които търсят най-добро представяне, както и определяне на основните дейности и движещите фактори. Конкурентният сравнителен анализ разглежда преките конкуренти на компанията и оценява как се справя в сравнение с тях компанията. Познаването на силните и слабите страни на конкуренцията е не само важно за начертаване на успешна стратегия, но също може да помогне да се приоритизират областите за подобрение, когато са идентифицирани специфичните очаквания на клиентите. Сравнителният анализ на индустрията е с по-тенденциозна основа и е с много по-широк обхват. Той може да помогне да се установят основните очертания на изпълнението. Сравнителният анализ за „най-добрите в класа” разглежда множество индустрии в търсене на нови, иновативни практики. Той не само предоставя широк обхват, но и осигурява най-добрите възможности в даден обхват.

Какво? 

     Сравнителният анализ може да се съсредоточи върху ролята, процесите или стратегическите въпроси. Той може да се използва за установяване на функцията или мисията на организацията. Тя може също да се използва за обсъждане на  съществуващите практики, при разглеждане на организацията като цяло да се идентифицират практики, които поддържат основните процеси или критични цели. Когато се набляга на конкретни процеси или дейности, дълбочината на анализа е ключов въпрос. Анализът може да бъде под формата на вертикален или хоризонтален сравнителен анализ. Вертикалният сравнителен анализ е, когато акцентът е поставен върху конкретни отдели или функции, докато хоризонталният сравнителен анализ е, когато акцентът се поставя върху определен процес или дейност. Що се отнася до стратегическите въпроси, целта е да се идентифицират факторите, които са от голямо значение за конкурентното предимство, да се определят мерки за върхови постижения, които улавят тези въпроси, както и за изолиране на фирмите, които ,изглежда, са най-изявените в тези области.

Как? 

    Сравнителният анализ използва различни източници на информация, включително публични материали, срещи на търговци, разговори с експерти от индустрията, консултанти, клиенти и маркетингови представители. Появата на интернет технологиите  съдейства за осъществяване на процеса по сравнителен анализ.  Интернет предлага достъп до бази данни от неправителствени организации и центрове по управление на качеството, съдържащи показателите за изпълнение на хиляди различни компании, както и извършване на електронни изследвания за събиране на данни за сравнителни анализи.


Видове сравнителен анализ 


     Има няколко различни видове сравнителни анализи, които се задвижват от различни мотивационни фактори и по този начин обхващат различни сравнения. Някои от основните видове сравнителни анализи са, както следва: Метричният сравнителен анализ е използването на количествени метрики като отправни точки за сравнение; Сравнителният анализ на най-добрите практики се фокусира върху идентифицирането на изключителни техники; Сравнителният анализ на информационните технологии включва: обработка на данни, анализ на системите, програмиране, поддържане на крайния потребител и мрежите. Сравнителният анализ на инфраструктурата включва центровете за данни, мрежи, данни / информация, поддръжка на крайните потребители и разпространение на отдалечените центрове. Сравнителният анализ на приложенията включва анализ на системата, развитие и поддръжка на програмирането, както и функционалността. Сравнителният анализ на стратегията включва оценка на уменията, стратегията за информационни технологии, изравняването (привеждане в съответствие) на бизнеса и технологиите и очертаване на ролите и отговорностите.

     Има много основания, които са движещи фактори за различните видове сравнителни анализи. Сравнителният анализ за приложения и инфраструктура например използва такива мотиватори, като цена, качество, конкуренция, както и поставяне на цели. Предимствата на сравнителния анализ са, че той улеснява процеса на промяна, ясно очертава видовете решения, които външни организации използват и предоставят глобален поглед върху това, как част от компанията се отразява на цялото. Освен това той помага подобрението да се фокусира в областите, в които могат да бъдат постигнати действителни ползи, които се превръщат в добавена стойност за компанията, както и за нейните служители.


Успешният сравнителен анализ 


     Има няколко ключови положения за успешния сравнителен анализ. Ангажиментът на мениджмънта е едно от тях, което компаниите често назовават. Тъй като управлението от горе до долу е отговорно за трайното функциониране и оценяване на компанията, то е императив, който управляващите приемат като екип за използване и прилагане на стратегии за сравнителен анализ. Наличието на силна мрежа от лични контакти, както и отворено за идеи съзнание е друго ключово положение. За изпълнението на сравнителен анализ на всички етапи трябва да има добре обучен екип от хора, за да може процесът да работи точно и ефективно. Въз основа на информацията, събрана от един добре обучен екип, трябва да има и усилие за непрекъснато усъвършенстване. Други ключови положения включват процес на сравнителен анализ, който има исторически успех, достатъчно време и персонал, както и пълно разбиране на процесите, които се сравняват.

     В почти всеки тип програма, която компанията изследва или възнамерява да изпълни, трябва да има набор от цели и задачи за тази конкретна програма.Сравнителният анализ не е по-различен. Успешните компании определят цели и задачи, фокусират се върху тях, поддържат ги прости и ги следват. Както във всяка програма, винаги е наложително да се събере точна и последователна информация. Данните трябва да се разбират и да могат да се определят, както и да се измерват. Данните трябва да могат да се тълкуват, за да се правят сравнения с други организации. На последно място, ключовите положения за успешния сравнителен анализ включват цялостно проследяване на процеса и помощ от консултанти с опит в проектирането и създаването на такива програми.


Бъдещето на сравнителния анализ 


     Въпреки че първоначално работата по сравнителния анализ е била насочена към производствения сектор, сега той се счита за инструмент за управление, който може да се приложи на практика във всеки бизнес. Той е станал обичаен инструмент за използване от компаниите за правилно насочване в техния бранш. Той е помогнал на много за намаляване на разходите, увеличаване на производителността, подобряване на качеството и укрепване на обслужване на клиентите.

      В книгата си „Сравнителен анализ на функциите в информационните технологии” Чарлз Б. Грийн отбелязва, че компаниите все повече се интересуват от сравнителния анализ за редица дейности, включително:

  • разходи за движещите фактори, поддържащи бизнеса (разходи по сделката, или цена на поръчка);
  • дейности за развитие на системите, включително поддръжка, резерви, развитие на производителността и управление на проекти;
  • поддръжка на крайните потребители;
  • центрове за данни / комуникационни мрежи;
  • управление на уменията;
  • стратегическо изравняване на бизнеса;
  • управление на технологиите;
  • удовлетвореност на клиента / потребителите.

     Според проведеното през 2003 г.от Bain and Company изследване, цитирано в списание Financial Executive, сравнителният анализ получава втория най-висок резултат (84 процента) сред повече от две дузини инструменти за управление, използвани от ръководния персонал по целия свят. Изследването също така съобщава, че потребителите са изключително доволни (3.96 по 5-точкова скала) с резултатите, които сравнителният анализ предоставя на компаниите.